Les gabarits de Message Express

Les gabarits de Message Express

Message Express permet de régler plusieurs éléments dont vous n’aurez plus à vous soucier lorsque vous rédigez et envoyez un message. Voici d’abord une liste des éléments qui sont associés à une Catégorie de message.

• Le numéro de téléphone qui apparaîtra sur l’afficheur des destinataires lors de la réception d’un message vocal automatisé (lu par une voix de synthèse).
• Le nom qui apparaîtra sur l’afficheur des destinataires lors de la réception d’un message vocal.
• L’adresse courriel de l’expéditeur (la vôtre) liée au message que recevront les destinataires dans leur boîte de réception courriel.
• Le sujet qui figure dans le sommaire du courriel reçu par les destinataires.
• La signature personnalisée qui apparaîtra dans chaque envoi de courriel.
• Une image ou un logo comme celui d’une municipalité ou encore ses armoiries que l’on souhaite inclure à la version courriel du message.
• Un lien hypertexte vers une page web ou vers un document qui pourra être consulté ou téléchargé par les destinataires recevant le message courriel.
• La date et l’heure à laquelle votre message a été expédié.
  

Pour ouvrir les gabarits de Message Express, il vous suffit de cliquer sur le lien Gabarits prévu à cet effet (1).

Bien que vous ne saisirez qu’un message à la fois dans l’interface Message Express, l’interface des gabarits de Message Express vous permet de préciser la forme qu’il prendra autant dans sa version courriel que dans ses versions texte et vocale. Pour ce faire, il suffit d’aller à la version de gabarit appropriée dans le menu déroulant dans le coin supérieur droit.

Par conséquent, il y a trois versions de gabarits offertes pour chaque Catégorie de message étant donné que Message Express permet trois moyens de communication (courriel, SMS et vocal). Chaque gabarit a des particularités particulières.

Le gabarit Vocal automatisé

Entrez l’information (3) que verra le destinataire sur son afficheur de téléphone lorsqu’il recevra vos messages; pour ce faire, sélectionnez le gabarit vocal dans la liste de choix de mode d’envoi de la partie supérieure droite (4).

Le gabarit Texto

Dans un texto, il est très préférable de saisir un message très court, précis et concis. Une approche possible est d’envoyer un texto qui annonce que vous avez fait parvenir un message et que plus de détails sont offerts dans sa version courriel.

Le gabarit Courriel

Ci-haut, la valeur SUJET est glissée dans le champ de saisie sujet; ainsi, le sujet de votre message apparaîtra dans le sommaire de la boîte courriel des destinataires. Les valeurs MESSAGE et SUJET correspondent simplement aux textes que vous saisirez. Pour revoir comment rédiger un message, suivez ce lien.

Options offertes (voir images ci-dessous) :

a. Il existe un autre chemin pour ajouter une valeur (sujet/message) ou encore une valeur spéciale (date/heure).

b. La valeur prend place à l’endroit où est le curseur dans le champ principal dans lequel on peut saisir du texte.

c. L’icône de crochet indique que les modifications au gabarit ont été sauvegardées.

Bien entendu, avec le gabarit Courriel, la mise en forme du texte joue un rôle considérable. Par exemple, vous pouvez ajouter une signature, utiliser les caractères gras ou italiques, aligner le texte et même lui conférer des couleurs.

Aussi, comme nous le verrons, vous pouvez expédier des images et des hyperliens dans un courriel.

Ajout d’images et d’hyperliens dans les gabarits de courriels

1. Le bouton Insérer une image sert à inclure des images dans un gabarit de courriel.

2. À noter que l’image doit obligatoirement provenir du web, on évite ainsi de partager un virus par courriel en expédiant un fichier infecté. De cette façon, on allège aussi la quantité de données à expédier.

Important : Pour que cette opération fonctionne, vous devez absolument isoler l’image en ligne dans un nouvel onglet de votre navigateur. Pour ce faire, cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'image et sélectionnez « Afficher l'image dans un nouvel onglet ».

Voici un exemple d’un tel fichier, soit la photo d’un arbre:

http://weknowyourdreams.com/images/tree/tree-09.jpg

Une fois l’image ouverte dans un nouvel onglet, il suffit de copier et coller l’URL du nouvel onglet dans le champ de saisie Source.  À noter qu’au besoin on peut ajuster les dimensions de la photo choisie.

3. Il est aussi possible d’inclure un hyperlien dans le gabarit d’un courriel en utilisant le bouton Insérer un lien ci-dessous. Vous évitez ainsi de distribuer des virus par le biais de fichiers aux formats divers. On recommande d’ailleurs de privilégier les hyperliens menant à des pages web où il est possible de télécharger des contenus, au besoin.

Sauvegarde automatisée dans les gabarits de Message Express

1. Les changements que vous apportez dans les gabarits sont sauvegardés automatiquement. Durant la sauvegarde, une icône de sauvegarde représentant une horloge apparaît furtivement dans le coin supérieur gauche.

2. Dans le gabarit de courriel, il est possible d’entrer une adresse courriel d’expéditeur et un sujet général (qui seront présent à chaque envoi).

3. Comme il est possible de saisir du texte et de le mettre en forme dans le gabarit, une signature peut être conçue pour ne pas avoir à la préparer lors de chaque envoi. Elle accompagnera le contenu des valeurs glissées au même endroit.

4. Les valeurs spéciales DATE et HEURE peuvent aussi être ajoutées aux gabarits. Le contenu de ces valeurs indiquera précisément le moment où vous avez appuyé sur le bouton Envoyer le message.

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