Les paramètres d’envoi
Les paramètres d’envoi
Tel que mentionné précédemment, la section Paramètres contient les paramètres utilisés lors de l'envoi d'un message.
Pour éviter des oublis de configuration dans Message Express, lors d’une première utilisation via un nouveau dossier client, les trois moyens de communication offerts pour les envois sont activés par défaut (Vocal, Texto et Courriel), tel que vu ci-haut. Vous pouvez en décocher au moins deux sur trois selon vos préférences d’envoi (rappel : l’un des trois moyens de communication doit toujours être sélectionné).
Dans le panneau de configuration, toutes les modifications se sauvegardent automatiquement. On peut quitter cette section en cliquant Paramètres d’envoi de nouveau, ou encore le bouton Fermer.
Afin d’éviter les oublis et les erreurs, les paramètres d’envoi sont affichés lors de chaque nouvel envoi de message et il est même possible de les modifier au besoin avant de poursuivre avec l’envoi. C’est une chose de vouloir ou de ne pas vouloir expédier des textos et des courriels. En ce qui a trait aux appels automatisés, il existe plusieurs options vocales et nous allons les aborder.
Les options vocales et le type de destinataires
Voici d’autres options offertes dans les paramètres d’envoi, portant sur les appels vocaux automatisés. Évidemment, ces options sont disponibles seulement lorsque le mode vocal est activé.
Voyons maintenant tous les détails…
Tentatives multiples
Si vous optez pour l’option Tentatives multiples, l’appel sera lancé automatiquement plus d’une fois en cas d’échec lors du premier appel. Ces essais supplémentaires se font en fonction du Nombre de tentatives et du Délai que vous choisissez.
Des tentatives d’appel sont donc faites après le délai configuré en cas d’échec (si personne ne décroche pas et qu’il n’y a pas de boîte vocale ou encore si la ligne est engagée). Un appel est considéré comme étant réussi si quelqu’un répond à l’appel ou si un message est laissé sur la boîte vocale.
Choix de voix de lecture
Les destinataires qui répondront au téléphone se feront lire le message que vous avez préparé par la voix de synthèse de votre choix. En français, les lecteurs sont Julie et Félix. En anglais, Jill et Tom. En entrant un choix dans les paramètres d’envoi, vous spécifiez quelle sera la voix par défaut.
Lors de la rédaction d’un message, dans l’interface principale de Message Express, on peut écouter le message en cliquant sur le bouton de lecture. Ce faisant, tel que montré ci-bas, on peut choisir l’autre voix (celle qui n’est pas sélectionnée par défaut) mais elle sera appliquée seulement au message en cours. Par les messages futurs, c’est la voix par défaut qui sera utilisée.
Niveau d’urgence
Pour chaque message, selon la nature de celui-ci, vous devrez choisir le niveau d’urgence. On le laisse habituellement à Régulier mais en cas de danger ou de catastrophe par exemple, n’hésitez pas à choisir Urgent.
Destinataires
Cette option n’est pas directement en relation avec les appels vocaux automatisés. Toutefois, selon le choix fait ici, on peut avoir accès à l’option suivante qui permet le recours à une conférence téléphonique (Transfert).
Vous pouvez donc choisir le type de destinataires qui sera affiché dans Message Express lors de l’envoi des communications. Il peut s’agir de Contacts (Citoyens) ou encore des Usagers de votre dossier client.
Il est important de retenir qu’il y a deux grandes familles de destinataires dans Message Express :
1- Les usagers de votre dossier client, soit les personnes qui sont en mesure de s’authentifier à Message Express et d’en utiliser l’interface.
2- Les contacts (p. ex. les citoyens), soit les destinataires pouvant s’abonner à vos messages par le recours au widget prévu à cet effet.
Transfert
Par défaut, cette fonction est non disponible à moins d’en faire la demande. Elle permet d’inviter les destinataires du message à joindre une conférence téléphonique en faisant le 9 après que le message leur ait été lu.
Cette option est destinée à convoquer les usagers (les employés de la municipalité, en cas de crise, par exemple). Comme il n’est pas souhaitable d’inviter tous les contacts (c.-à-d. les citoyens) de la municipalité (plusieurs centaines, voire des milliers) à se joindre à une conférence téléphonique, cette option disparaît si le message est destiné aux contacts.