Les groupes prédéfinis; le groupe TOUS
Les groupes prédéfinis; le groupe TOUS
La cellule Groupes prédéfinis se trouve à gauche dans la partie supérieure de l’interface Message Express; le groupe TOUS apparaît dès l’ouverture de l’interface.
Le groupe TOUS ne peut pas être supprimé. Son contenu correspond à l’ensemble des contacts de votre dossier client et il se met donc à jour automatiquement lorsque de nouvelles inscriptions sont faites. Le groupe TOUS est différent des autres; il ne peut être modifié via l’interface Message Express à moins d’Ajouter un contact ou d’en supprimer un. Il permet de sélectionner tous les contacts de votre dossier client lors de l’envoi d’un message.
Pour désélectionner ce groupe (comme n’importe quel autre groupe), il suffit de le cliquer alors qu’il est surligné en vert. Si le groupe TOUS est sélectionné, on ne peut sélectionner un autre groupe en même temps. On ne peut sélectionner qu’un seul groupe à la fois.
Voyons maintenant comment créer des groupes :
Créer (un groupe)
En appuyant sur le bouton Créer, un groupe est créé; on doit lui donner un nom avant de le sauvegarder.
Une fois créé, il est possible d’y inclure les contacts qui le composeront. Pour ce faire, on appuie sur le bouton Modifier.
Modifier (un groupe)
Tel qu’on le constate ci-bas, le bouton Modifier est absent si aucun choix n’est fait parmi les groupes prédéfinis.
Ce bouton est aussi absent si le groupe Tous est sélectionné car on peut uniquement le modifier en ajoutant ou en supprimant un contact, ou lors de l'inscription d’un citoyen via le widget.
Le bouton Modifier apparaît (et devient cliquable) quand un groupe est sélectionné, c’est-à-dire qu’il sera surligné en vert.
Quand un groupe est choisi et qu’on clique sur Modifier, ce bouton cède sa place aux boutons Annuler et Sauvegarder. De plus, la composition du groupe passe au orange. De cette façon, vous pouvez facilement ajouter de nouveaux contacts (en vert) et les distinguer d’un seul coup d’œil.
Ainsi, pour ajouter ou supprimer des contacts d’un groupe, il faut :
- Cliquer sur le nom du groupe dont on souhaite modifier la liste de contacts. Instantanément, les contacts inclus dans cette liste apparaîtront à droite, surlignés en vert.
- Cliquer sur le bouton Modifier* situé sous la cellule Destinataires pour passer en mode d’édition de la liste de ce groupe. Vous pouvez les désélectionner en les cliquant un à un afin de les retirer. Vous pouvez aussi sélectionner d’autres contacts qui ne sont pas dans le groupe et ainsi les y ajouter.
- Pour confirmer le changement, cliquez sur Sauvegarder. Si on ne veut plus appliquer le changement, on peut cliquer sur Annuler.
*Après avoir choisi un groupe en cliquant sur son nom, si vous ne cliquez pas sur le bouton Modifier, vous pourrez faire une sélection spontanée dont la liste de départ sera les contacts qui forment ce groupe (vous pourrez ajouter ou supprimer des contacts). Le groupe choisi se déselectionnera alors. La section suivante traite en détails de ce mode de sélection de contacts.
La sélection spontanée de destinataires
Message Express vous permet d’envoyer une communication à des contacts sélectionnés à même la grille Destinataires sans avoir à créer un groupe. Cette façon de faire est pratique lorsque l’on prévoit ne s’adresser qu’une seule fois à une liste précise de personnes. On peut même expédier un message à un seul contact à la fois si on le souhaite.
Que ce soit pour tester un message avant de l’expédier massivement (question de s’assurer de sa qualité) ou encore pour partager l’expérience d’un envoi à vos collègues ou les inviter à un événement, la sélection spontanée est rapide et utile.
- Si on clique sur un contact non sélectionné dans la grille, il deviendra vert et prêt à recevoir votre message. (Les autres contacts en vert dans la liste ne seront pas affectés par cette action si vous enfoncez la touche contrôle (CTRL) avec un PC / Commande (CMD) avec un Mac au moment de sélectionner un nouveau contact.)
- Si vous cliquez sur un contact déjà sélectionné, il se désélectionnera. (Les autres contacts en vert dans la liste ne seront pas affectés par cette action si vous enfoncez la touche contrôle (CTRL) avec un PC / Commande (CMD) avec un Mac au moment de désélectionner un contact.)
- Vous pouvez aussi procéder à une sélection de plusieurs contacts en même temps s’ils se trouvent un à la suite de l’autre dans la liste. Avec la touche Maj (Shift) du clavier enfoncée, cliquez sur le premier et le dernier dernier contact, et ces deux contacts, ainsi que tous ceux se situant entre eux, seront sélectionnés. Notez que si des contacts dans cette sélection étaient déjà en vert, ils le resteront.
Pour gagner du temps, vous pouvez également partir d’un groupe existant pour ensuite effectuer une sélection spontanée. Pour ce faire, choisissez simplement un groupe parmi les groupes prédéfinis de gauche; les destinataires de ce groupe apparaîtront alors comme en vert. Vous pouvez alors peaufiner cette sélection sans avoir préalablement appuyé sur le bouton Modifier. Ce faisant, le nom du groupe sera désélectionné et vous passerez en mode de sélection spontanée.
Ici, vous devez garder deux choses en tête :
1- Lorsque vous faites une sélection spontanée de contacts, évitez d’aller sélectionner un groupe dans la liste de gauche au même moment puisque ce sont automatiquement les membres du groupe qui apparaîtront dans la cellule Destinataires (surlignés en vert). Autrement dit, si vous sélectionnez un groupe pendant que vous faites une sélection spontanée, vous perdrez votre sélection spontanée.
2- Il n’est pas possible de faire une sélection spontanée pour ensuite la transformer en un groupe prédéfini. Pour créer un groupe prédéfini, il faut absolument Créer un groupe d’abord puis le Modifier.
Soulignons que la sélection spontanée est idéale pour expédier un message en se fiant au nom d’une rue par exemple, à un nom de famille, etc. Le haut des colonnes dans la grille des destinataires permettent de filtrer et de trier les listes comme nous le verrons dans la prochaine section.
Le filtre et le tri des colonnes dans la grille Destinataires
Dans la grille Destinataires, vous pouvez facilement filtrer et trier le contenu des colonnes.
Par défaut, lors de l’ouverture de Message Express, les contacts sont présentés dans un ordre croissant de numéro d’identification (id). Il s’agit de la première colonne à gauche, tel que vu ci-bas. Bien que le numéro d’identification fait référence à la base de données de Message Express, il représente aussi l’ordre chronologique dans lequel les contacts ont été ajoutés ou se sont inscrits via le widget, le plus récent contact se trouvant au bas de la liste.
Toutefois, vous pouvez cliquer sur le nom au haut des autres colonnes pour afficher les contacts dans un autre ordre tel que vu ci-bas.
Nous remarquons dans cette image que les contacts sont présentés par ordre alphabétique de prénom. Pour ce faire, il a fallu cliquer une fois sur le titre de la colonne : Prénom.
En cliquant deux fois plutôt qu’une sur le nom de la colonne, vous passez d’un ordre croissant à un ordre décroissant. Pour vous y retrouver, fiez-vous à la flèche près du nom de la colonne choisie; elle pointe vers le bas quand l’ordre décroissant est appliqué et vers le haut lorsque l’ordre croissant est appliqué.
La plupart des colonnes comportent un champ de saisie juste en-dessous de leur nom afin de saisir du texte et filtrer les contacts. Par exemple, vous pouvez filtrer la liste pour avoir seulement les contacts de la rue Bourdages, tel que vu ci-bas.
Si une colonne semble inutile, vous pouvez la masquer. Avec un PC, cliquez à droite près du nom d’une colonne. Avec Mac, appuyez sur la touche contrôle (CTRL) en cliquant. Ainsi, une liste de l’ensemble des colonnes sera affichée et vous pourrez décocher certaines colonnes au besoin, tel que dans l’image ci-dessous.
Comme il est possible de filtrer et de trier les contacts dans chaque colonne de la grille Destinataires, vous pouvez raffiner et peaufiner une sélection et même la composition d’un groupe.
Mais à quoi peut bien servir le bouton Trier les membres?