Exporter un modèle de fichier en format .CSV; importer une liste de contacts
Exporter un modèle de fichier en format .CSV; importer une liste de contacts
Il est parfois préférable d’importer une liste complète de contacts au lieu de les inscrire un à la fois. Voici comment créer une liste de manière à ce que les contacts importés fassent partie des bons groupes.
Voici d’abord la séquence proposée :
a) Au besoin, dans un nouveau dossier ne comportant encore aucun contact, créez les groupes dont feront partie les futurs contacts.
b) Au besoin, créez un échantillon représentatif de quelques contacts qui seront membres de ces groupes. Idéalement pour l’échantillon, choisissez des moyens de communication variés et multiples.
c) Exportez un fichier modèle (en vous assurant d’avoir sélectionné les contacts de l’échantillon.
d) Ouvrez le fichier modèle exporté en format .csv dans Excel.
e) Alimentez les colonnes de votre fichier à partir des exemples du modèle (en tenant compte des groupes dont font partie les contacts).
f) Importez votre fichier dont les colonnes ont été complétées dans Excel.
Reprenons maintenant la séquence plus en détails :
Nous avons déjà abordé l’ajout de contacts et la création de groupes dans l’interface Message Express. Vous pouvez vous référer à ces sections pour vous monter un petit échantillon représentatif au besoin.
Puis vous pouvez accéder à Bixocontact en cliquant sur la roue dentée située dans le coin supérieur droit de Message Express.
L’interface Bixocontact
Exporter un fichier modèle dans Bixocontact
Une fois dans Bixocontact, suivez le lien Gestion des contacts dans le menu de gauche. Si vous partez de l’interface Message Express, il est possible d’accéder à Bixocontact en utilisant la roue dentée dans le coin supérieur droit.
Lorsque vous exportez un fichier modèle (1), par défaut, il s’agit d’un fichier .csv. Il est souhaitable de sélectionner quelques contacts entrés préalablement de manière à avoir un échantillon représentatif (2) qui servira de référence dans votre document de départ (3).
En procédant ainsi, vous pourrez voir comment l’information est disposée dans le fichier modèle une fois ouvert dans Excel. Lorsque vous êtes satisfait de la disposition de l’information, vous n’avez qu’à cliquer sur le bouton Exporter. (4)
Ouvrir le fichier modèle dans Excel pour y ajouter des contacts
Une fois que vous avez ouvert un fichier dans Excel, celui-ci peut être alimenté. Les colonnes y sont clairement identifiées avec des entêtes.
Le fichier est facile à gérer, même avec des centaines ou des milliers de contacts. Les groupes dont fait partie un contact sont tous indiqués dans la même colonne mais séparés par ceci : [|]
Par exemple, si un contact est membre de deux groupes en même temps, dans la cellule groupe de sa rangée, les deux groupes y seront indiqués. Voici un exemple :
Commerçant[|]Habite en bordure de la rivière
Vous remarquerez qu’il n’y a pas d’espace avant et après [|]. Toute erreur de frappe peut avoir un impact sur le processus d’importation.
Pour chaque numéro de téléphone, on remarque trois colonnes. Une pour le numéro de téléphone filaire ou cellulaire, la seconde pour un possible numéro de poste (au travail) et enfin une colonne pour indiquer le type de numéro dont il s’agit (maison ou cellulaire).
Importation d’une liste de contacts
Quand le fichier est prêt, il suffit de l’importer dans l’interface Gestion des contacts* de Bixocontact. Pour débuter, on clique sur le lien IMPORTER (1).
Après avoir cliqué sur Exporter, il devient alors possible de cliquer sur le bouton PARCOURIR (2) puis de retrouver et de sélectionner le fichier Excel qui a été préparé (et sauvegardé sur le disque dur de l’ordinateur) au préalable (voir, au besoin, la section précédente).
Cliquez sur le bouton IMPORTER (3) et laissez rouler ce processus. Quand il semble terminé, assurez-vous que le premier et le dernier nom de votre liste Excel ont été importés convenablement dans Gestion des contacts de Bixocontact. (Malheureusement, comme la moindre erreur de frappe commise dans Excel peut provoquer l’interruption du processus d’importation, il faut prendre le temps de valider le succès du processus.)
Quand les groupes auront été créés et que les contacts seront stockés dans votre dossier client, vous pourrez envoyer des communications avec Message Express!